Zajištění informační povinnosti správce osobních údajů

Zásady ochrany a zpracování osobních údajů Career agency s.r.o. jsou vydány v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů a s Nařízením Evropského Parlamentu a Rady č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES („Obecné nařízení“ nebo „GDPR“) za účelem zajištění informační povinnosti správce osobních údajů dle čl. 13 GDPR.

Career agency s.r.o., jakožto personální agentura, je institucí, jejíž činností je zajištění poptávky zaměstnavatele po zaměstnanci a výběr uchazečů o zaměstnání dle kritérií zadaných klienty.

Rozsah zpracování osobních údajů – kategorie osobních údajů

Career agency s.r.o., jako správcem osobních údajů (a v některých méně častých případech i jako zpracovatelem), může dojít v souladu se základními principy zpracování osobních údajů (zákonnost, korektnost a transparentnost zpracování, účelové omezení, minimalizace osobních údajů, přesnost a aktuálnost, omezení uložení, integrita a důvěrnost) a za splnění níže uvedených podmínek, ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.

1. Identifikační údaje a adresní údaje

Takovými údaji jsou zejména titul, jméno a příjmení, adresa trvalého pobytu, adresa sídla nebo místa podnikání, název obchodní firmy, datum narození, místo narození, rodné číslo, IČ, DIČ, fakturační adresa, čísla předložených identifikačních dokladů a jejich kopie (veškeré údaje, které nelze kopírovat, jsou na kopiích dokladů začerněny), občanství, bankovní spojení.

2. Kontaktní údaje

Takovými údaji jsou zejména kontaktní e-mail, telefonní číslo.

3. Ostatní údaje

Jsou to údaje, které subjekt osobních údajů poskytne správci osobních údajů pro stanovené účely na základě právních důvodů zpracování včetně souhlasu i údaje dostupné z regulérně provozovaných registrů

Jedná se zejména o osobní údaje, které uchazeči o práci předkládají ve svých životopisech a dalších souvisejících dokumentech dobrovolně, a to pro účely vyhodnocení vhodnosti uchazeče jako kandidáta pro danou pracovní pozici.

Takovými údaji mohou být zejména:

• očekávaná odměna
• řidičské oprávnění
• pracovní zkušenosti
• informace o předchozím a současném zaměstnání
• informace o registraci na Úřadu práce
• fotografie (je-li poskytnuta v rámci životopisu)
• odkaz na profil na sociálních sítích a jeho obsah
• informace o zahájení či / nebo ukončení zaměstnání
• výši platu
• znalost jazyků
• státní příslušnost
• speciální dovednosti a znalosti, praxe
• absolvované kurzy, certifikáty
• hodnocení osobnostních charakteristik
• a případné další informace, uvedené v poskytnutém životopise, žádosti či obdobné komunikaci uchazeče se správcem osobních údajů.

Osobní údaje jsou vždy zpracovávány jen po dobu, která je nezbytně nutná vzhledem k účelu zpracování, nejčastěji po dobu výběrového procesu ke konkrétní pracovní pozici.

Využívanými registry jsou zejména obchodní rejstřík, insolvenční rejstřík a centrální evidence exekucí.

4. Provozní údaje

Jedná se o údaje vznikající při přímé komunikaci mezi Career agency s.r.o. a subjektem údajů, dále pak zejména o údaje pro potřeby účtování a plnění zákonných povinností Career agency s.r.o. a o údaje zpracovávané pro řešení případných sporů plynoucích z konkrétních kontraktů.

5. Údaje zpracované na základě souhlasu subjektu údajů

Jedná se o zpracování osobních údajů, které není nezbytně nutné k plnění smlouvy, zákonných povinností správce či ochranu oprávněných zájmů Career agency s.r.o.. Účelem jejich zpracování, zvláště pak při zpracování na základě Souhlasu pro obchodní účely, je zlepšení, zrychlení a zvýšení kvality vzájemné komunikace a poskytovaných služeb ze strany Career agency s.r.o.. Tyto údaje jsou zpracovány jen v případě udělení souhlasu a mohou být zpracovány jen po dobu platnosti tohoto souhlasu. Udělení souhlasu je kdykoliv odvolatelné.

6. Lokační údaje

Případné zpracování lokačních údajů se týká výlučně zaměstnanců Career agency s.r.o. v rámci monitorování služebních vozidel při pracovních cestách pomocí GPS, v nezbytném rozsahu, za účelem ochrany a správy majetku Career agency s.r.o., na základě oprávněného zájmu Career agency s.r.o. jako zaměstnavatele.

7. Biometrické údaje

Takovými údaji jsou údaje technického charakteru zpracování fyzických či fyziologických znaků fyzické osoby, které umožňují jedinečnou identifikaci. Případné zpracování biometrických údajů ze strany Career agency s.r.o. se týká podpisu a dále pak výlučně u zaměstnanců Career agency s.r.o. zejména otisku prstu v rámci docházkového systému za účelem evidence docházky do zaměstnání.

8. Kamerový systém

Za účelem ochrany vlastního majetku a výlučně z bezpečnostních důvodů Career agency s.r.o. používá kamerový systém. Provozování kamerového systému podléhá přísně stanoveným pravidlům a je prováděno pouze v nezbytně nutném rozsahu tak, aby nadměrně nezasahovalo do soukromí osob. Toto zpracování osobních údajů je nezbytné pro účely ochrany oprávněných zájmů Career agency s.r.o. a proto ke zpracování těchto osobních údajů Career agency s.r.o. nepotřebuje souhlas daného subjektu údajů. Subjekty osobních údajů jsou o pořizování kamerového záznamu vždy informovány.

Zdroje osobních údajů

Osobní údaje poskytuje subjekt osobních údajů správci osobních údajů pro stanovené účely na základě právních důvodů zpracování včetně souhlasu. Zdrojem osobních údajů jsou pro stanovené účely v nezbytné míře i údaje dostupné z regulérně provozovaných registrů, zejména obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, insolvenční rejstřík a centrální evidence exekucí.

Účely a právní důvody zpracování osobních údajů

Od účelu zpracování se odvíjí rozsah zpracovávaných údajů. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy nebo oprávněného zájmu Career agency s.r.o. či na základě zákona, a to vše bez souhlasu subjektu osobních údajů. Pro jiné účely může dojít ke zpracování osobních údajů pouze na základě souhlasu.

1. Zpracovávání z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů

Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností Career agency s.r.o. a ochranu oprávněných zájmů Career agency s.r.o., je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné provádět kontraktaci, poskytovat služby ani řádně plnit zákonné povinnosti. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout.

Jedná se zejména o tyto dílčí účely: plnění účetních a daňových povinností (plnění zákonných povinností), vyúčtování (plnění smlouvy), vymáhání pohledávek a ostatní zákaznické spory (oprávněný zájem), ochrana a správa majetku, zejména vedení evidencí, které je Career agency s.r.o. jako zaměstnavatel povinen vést k prokázání daňové uznatelnosti výdajů (oprávněný zájem), života a zdraví (oprávněný zájem), zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby práv Career agency s.r.o. (oprávněný zájem), účely stanovené zvláštními zákony pro potřeby přestupkového řízení, správního řízení, trestního řízení apod. a pro naplnění povinnosti součinnosti se státními orgány České republiky včetně Policie České republiky (plnění zákonných povinností).

Zpracování osobních údajů zaměstnance správce osobních údajů může vycházet též z dohody mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem o poskytnutí benefitu, v rámci které se zaměstnavatel zavazuje k poskytnutí benefitu. Pokud zaměstnanec projeví o benefit zájem, dochází k  účelnému zpracování osobních údajů v souvislosti s poskytovaným benefitem, tj. i k předání osobních údajů zaměstnance dalšímu příjemci, poskytovateli služby, pokud je jím benefit zajišťován. Právním důvodem pro předmětné zpracování je článek 6 odst. 1 písm. b) GDPR, tedy plnění smlouvy, a to i  v případě, že jsou benefity stanoveny v rámci vnitřního předpisu zaměstnavatele. V závislosti na různých druzích benefitů, poskytuje v souladu s čl. 13 GDPR, zaměstnavatel (jako správce osobních údajů) zaměstnancům (jako subjektům osobních údajů) adekvátní informaci o nutném předání osobních údajů poskytovateli benefitu/produktu a též i o rozsahu, v jakém budou osobní údaje předány.

2. Zpracovávání údajů se souhlasem 

Career agency s.r.o. se souhlasem subjektu údajů může zpracovávat některé údaje nad rámec nutný k plnění smlouvy a taktéž pro obchodní účely, a to na základě Souhlasu pro obchodní účely, pro vytvoření vhodné nabídky zboží a služeb Career agency s.r.o. subjektu údajů, pro zlepšení kvality služeb a pro případné zrychlení a zlepšení úrovně vzájemné komunikace. Konkrétní forma/formy – např. telefonicky, písemně, prostřednictvím internetové reklamy, formou elektronické komunikace, je vždy ve svobodné dispozici subjektu údajů, který případný souhlas uděluje. Správce provádí pro oslovení klientů s vhodnými nabídkami pouze nezbytně nutné zpracování. Poskytnutí souhlasu je dobrovolné a kdykoli odvolatelné. Pokud subjekt údajů svůj souhlas odvolá, není tím dotčeno zpracování jeho osobních údajů ze strany Career agency s.r.o. pro jiné účely a na základě jiných právních titulů, v souladu s těmito Zásadami ochrany a zpracování osobních údajů Career agency s.r.o. Obchodní sdělení lze zasílat jednak na kontakty našich stávajících zákazníků / klientů z titulu oprávněného zájmu Career agency s.r.o. a to jen do doby vyslovení případného nesouhlasu stávajícího zákazníka / klienta. Nebo na základě platného souhlasu se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely. Zaslaná obchodní sdělení vždy obsahují možnost odmítnutí dalšího zasílání těchto sdělení.

Doby zpracování osobních údajů

Osobní údaje pro činnosti Career agency s.r.o., jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány, likvidovány v řádných lhůtách.

V případě, že mají subjekty osobních údajů splněny veškeré své závazky vůči Career agency s.r.o., je Career agency s.r.o., jako správce osobních údajů, oprávněna zpracovávat v databázích subjektů údajů jejich základní identifikační, adresní, kontaktní údaje i další údaje po dobu 4 let ode dne ukončení poslední smlouvy s Career agency s.r.o.

Jsou-li vystavovány správcem údajů faktury dle zákona o dani z přidané hodnoty, jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, archivovány po dobu 10 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou návazně po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i příslušné smlouvy.

Záznamy pořízené kamerovým systémem Career agency s.r.o., jsou od jejich pořízení průběžně mazány z příslušného datového úložiště, kdy dochází k nahrazení těchto dat aktuálně pořizovaným záznamem. Delší doba archivace záznamů z kamerového systému je přípustná pouze tehdy, vyplynulo-li by ze záznamů, že došlo k protiprávnímu zásahu do majetku či jiných práv a chráněných zájmů Career agency s.r.o.

Režim osobních údajů poskytnutých v rámci jednání, které nevedlo k uzavření smlouvy

V případě jednání mezi Career agency s.r.o. a potenciálním zájemcem o uzavření smlouvy, které nebylo zakončeno uzavřením smlouvy, je Career agency s.r.o. oprávněna zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 3 měsíců od ukončení příslušného jednání.

Ostatní příjemci osobních údajů

Career agency s.r.o. při plnění svých závazků a povinností využívá odborné služby jiných subjektů. Pokud tyto subjekty zpracovávají osobní údaje předané od Career agency s.r.o., mají postavení zpracovatelů osobních údajů. Zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů udělených Career agency s.r.o.. Může jít zejména o činnost účetního, daňového poradce, auditora, advokáta, správce IT systému apod. S takovými subjekty uzavírá Career agency s.r.o. smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů, odpovídající evropskému standardu.

Pro realizaci své činnosti může využívat Career agency s.r.o. spolupráci s externími partnery, kteří jsou v postavení správce osobních údajů (nebo kumulativně v postavení správce osobních údajů a zároveň i zpracovatele osobních údajů). Těmto subjektům může Career agency s.r.o. předávat osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu, určeném účelem dané agendy a po předchozím prověření zajištění ochrany osobních údajů na úrovni evropských standardů ze strany těchto subjektů.

Dochází-li k účelnému zpracování osobních údajů zaměstnance (jako subjektu osobních údajů) ze strany zaměstnavatele (jako správce osobních údajů) v souvislosti s poskytováním zaměstnaneckých benefitů, dochází i k nutnému předání osobních údajů zaměstnance třetí osobě / osobám jako dalším příjemcům – poskytovatelům služby/produktu, pokud je jimi benefit zajišťován.

Career agency s.r.o. v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.

Kategorie zpracovatelů, správců a dalších příjemců osobních údajů

Career agency s.r.o. vede aktuální seznam jednotlivých kategorií zpracovatelů, správců a dalších příjemců osobních údajů, mezi které patří zejména i poskytovatelé zaměstnaneckých benefitů, u kterých může dojít ke zpracování osobních údajů subjektů údajů. Jedná se zejména o poskytovatele účetních, daňových, finančních a právních služeb a poradenství, IT služeb, servisních a technických služeb, poštovních služeb, o případné zplnomocněné subjekty a další příjemce, jako jsou správce daně, statistický úřad, orgány činné v trestním řízení, v rámci výkonu činnosti personální agentury pak též potenciální zaměstnavatelé, kteří mohou osobní údaje dále legálně zpracovávat, jakožto i další správci.

Předávání osobních údajů do jiných států v rámci EU

Career agency s.r.o. nepředává osobní údaje do další země v rámci EU.

Předávání osobních údajů do třetích zemí

Career agency s.r.o. nepředává osobní údaje do třetí země ani mezinárodní organizaci mimo rámec EU.

Způsoby zpracování osobních údajů

Career agency s.r.o. zpracovává osobní údaje manuálním způsobem i automatizovaně a vede řádnou evidenci takových činností, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

Informace o právech subjektů údajů

1. Právo na přístup k osobním údajům

Dle čl. 15 GDPR má subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od Career agency s.r.o. potvrzení o zpracování osobních údajů, právo na informace o účelech zpracování, kategoriích osobních údajů, jež jsou zpracovávány. Dále pak o příjemcích, kterým jsou osobní údaje zpřístupňovány a o době zpracování. Dále má subjekt údajů právo požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů, týkajících se subjektu údajů, nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování. Může si vyžádat kopii osobních údajů, přičemž v případě opakované žádosti bude Career agency s.r.o. oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

2. Právo na opravu nepřesných údajů

Dle čl. 16 GDPR má subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, resp. na doplnění neúplných osobních údajů, které o něm Career agency s.r.o. zpracovává. Subjekt údajů má vůči správci údajů adekvátní povinnost oznamovat změnu svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo.

3. Právo na výmaz

Dle čl. 17 GDPR má subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud Career agency s.r.o. neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Career agency s.r.o. má nastaveny mechanismy pro výmaz osobních údajů, kdy pominul účel, jež určoval rozsah a parametry zpracování osobních údajů.

4. Právo na omezení zpracování

Dle čl. 18 GDPR má subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování.

5. Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování

Subjekt údajů má také dle čl. 19 GDPR právo na oznámení ze strany Career agency s.r.o. v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů.

6. Právo na přenositelnost osobních údajů

Čl. 20 GDPR přiznává subjektu údajů právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl správci, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat Career agency s.r.o. o předání těchto údajů jinému správci. Žádosti nelze vyhovět, pokud by v konkrétním případě mohlo dojít k negativnímu dotčení práv a svobod třetích subjektů.

7. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Dle čl. 21 GDPR má subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu Career agency s.r.o. Je na Career agency s.r.o., aby jako správce osobních údajů prokázal existenci oprávněného důvodu pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů. V opačném případě Career agency s.r.o. zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu.

8. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Souhlas se zpracováním osobních údajů je kdykoli odvolatelný, a to stejně jednoduchou formou, jakou byl udělen.

9. Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování založeného výhradně na automatizovaném zpracování

Subjekt osobních údajů má právo nebýt předmětem rozhodování, založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro subjekt osobních údajů právní účinky.

Automatizované rozhodování

Career agency s.r.o. neprovádí automatizované rozhodování.

Profilování

Career agency s.r.o. může provádět automatizované zpracování dat ve formě profilování za účelem zefektivnění a případné individualizace nabídky služeb v rámci své činnosti, osobní údaje uchazečů jsou shromažďovány a zpracovávány za účelem urychlení a usnadnění náborového procesu a za účelem urychlení a usnadnění vyhodnocování dovedností, zkušeností, kvalifikace a vhodnosti pro stávající a budoucí pracovní pozice uchazeče ze strany klientů, dále pak vyhodnocování potenciální odměny z hlediska souladu s očekáváním uchazeče apod. Tento proces vyhodnocení lze kategorizovat jako profilování osobních údajů ve smyslu článku 4 odst. 4 GDPR

Kontakty na vedení agendy ochrany osobních údajů Career agency s.r.o.

Na níže uvedených kontaktech mohou subjekty osobních údajů realizovat možnost uplatnění svých práv u pověřence pro ochranu osobních údajů, a to písemnou či elektronickou formou.

Adresa: Kociánov 28, Loučná nad Desnou, 788 11

E-mail: adamkova.jana@cba.cz,

web: careeragency.cz

Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

Subjekt údajů má právo podat stížnost a obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů www.uoou.cz

Účinnost a aktualizace Zásad o ochraně a zpracování osobních údajů

Zásady ochrany a zpracování osobních údajů Career agency s.r.o. podléhají průběžné aktualizaci, vždy s uvedením pořadového čísla aktualizace a termínu jejího uskutečnění.

Tyto Zásady ochrany a zpracování osobních údajů vstupují v účinnost dnem zveřejnění, tj. 2.5.2022.